第一步 申报出访计划

每年12月份和6月份

1.根据《关于加强因公临时出国（境）计划管理的通知》（武大外字〔2022〕38号）的规定，各单位和个人应科学制定出访年度计划并合理安排相关工作。

注意：出访计划不等同于出访审批，实际执行因公任务前，务必提前在系统完成审批流程。

2.申报方式：武汉大学信息门户--应用中心--“教职工因公临时出国（境）、在线参加国（境）外会议管理”系统（以下简称“系统”）。在菜单栏中找到“年度计划”，点击填写并提交。

第二步 校内手续

出国请提前60-90天开始办理

赴港澳请提前25-90天开始办理

校内手续一般10个工作日内完成

　　1.出访人员登录“教职工因公临时出国（境）、在线参加国（境）外会议管理”系统（以下简称“系统”），在线提交申请材料。

需要上传的材料如下：

　　（1）合格邀请函；

　　（2）详细行程安排（系统提供模板）；

　　（3）因公临时出国（境）预算明细表（系统提供模板）；

　　（4）增补材料。

　　2.网上申请经学院、网络信息安全办公室、组织部/人事部、国际交流部（港澳台事务办公室）、财务部线上审批通过后，进入第三步。

第三步 校外手续

办理因公证照及签证/签注

出访人员收到校内审批通过短信的第二个工作日起，按照短信提示，准备如下纸质材料送至信息学部国际交流服务中心209室（湖北省外办服务窗口）办理因公证照及签证/签注（若已有因公证照，则只办理签证/签注）。

1.出国材料清单：

（1）《备案表》1份，在“系统”中下载，学校中层副职及以上领导干部前往组织部办理签字盖章手续，其他人员前往人事部办理签字盖章手续；

（2）《因公出国申请表》1份，在“系统”中下载word版本，自行补充空缺信息后打印，此表无需盖章，但需要彩色打印；

（3） 《武汉大学因公出国人员信息表》1份，在“系统”中下载word版本，自行补充空缺部分后打印；

（4） 英文邀请函，部分国家还需邀请函中文翻译件；

（5） 户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件；

（6） 证件照片，按各国大使馆要求对应准备；

（7）办理签证所需的其它材料：请前往“系统”首页最下方“帮助”栏下载《各国签证要求》查看。

（8）中国与外国互免签证协定一览表请到“中国领事服务网”查询。

网址：http://cs.mfa.gov.cn/

2.赴港澳地区材料清单：

（1）《备案表》1份，在“系统”中下载，学校中层副职及以上领导干部前往组织部办理签字盖章手续，其他人员前往人事部办理签字盖章手续；

（2）《因公赴港澳申请表》1份，在“系统”中下载word版本，自行补充空缺信息后打印，此表无需盖章，但需要彩色打印；

（3）《办理赴港澳任务批件、通行证事项表》1份，在“系统”中下载word版本，自行补充空缺部分后打印；

（4）英文邀请函及中文翻译件；

（5）户口本的本人信息页复印件、身份证正面复印件；

（6）小两寸白底免冠证件照片，着深色服装，不能带眼镜。

第四步 返校手续

1. 返校后7天内在“系统”中填写总结报告，上传因公证件的首页、签证/注页、出入境页扫描件及《中央八项规定及其实施细则精神报告表》（“系统”中有模板）。

2. 出访人员（团组中所有成员）因公证件归还至信息学部国际交流服务中心。归还证件第二天起，方可在外事自助打印机上打印报销材料。

3. 准备报销材料（仅供参考，以财务部规定为准）：

（1） 《武汉大学出国、赴港澳任务批件（确认件）》1份，外事自助打印机上打印；

（2） 《武汉大学因公临时出国（境）人员申请表》1份，外事自助打印机上打印；

（3） 《武汉大学因公临时出国（境）任务和预算审批意见表》1份，在“系统”中下载；

（4）邀请函及翻译件；

（5）因公证件及出入境记录页复印件；

（6）相关票据；

（7）特殊事项说明。

自助打印机服务终端位置分布：

文理学部国际交流部1楼、文理学部综合事务服务中心（当代楼）1楼、信息学部国际交流服务中心1楼、工学部雅各楼1楼大厅（左手边）、医学部8号楼1楼大厅（右手边）、人民医院第一临床学院1楼、口腔医院14楼。