短期外籍专家的聘请，要求各主请单位在前一年，按全校通知的统一时间，填写教育部《聘请外国文教专家普通项目申报表》，或《教育部直属高校聘请外国专家重点项目资助申请书》，申报本单位年度聘请计划。

在被聘请者来华前一个月，将具体日程安排和接待经费预算报国际交流部，并填写《武汉大学聘请短期外籍人员来华申报表》和《被授权单位签证通知表》，为被聘请者办理有关来华入境手续。

由主请单位将已获批准的《被授权单位签证通知表》发送给被聘请者，由其持《被授权单位签证通知表》到我国驻外使、领馆申请来华入境访问（F）签证。

由主请单位负责安排被聘请者在校期间的访问、考察、讲学、科研等活动，并在被聘请者离校一个月内，填写教育部《聘请外国专家项目效益表》或《聘请外国文教专家项目成果报告表》（限教育部重点资助项目）后，交国际交流部上报、存档，和办理有关经费报销手续。